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Outil de gestion en freelance : gérez vos finances avec Freebe

Être freelance ou auto-entrepreneur, ça veut aussi dire qu'il faut s'occuper de sa comptabilité. Aujourd'hui, il existe un outil pour gérer toute ton activité de freelance, c'est Freebe ! Découvrez comment gérer vos finances avec ce logiciel SaaS.

Outil de gestion en freelance : gérez vos finances avec Freebe
Rédigé par Alison Danis
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Vous n’aimez sans doute pas la comptabilité et les contraintes administratives, mais si vous êtes freelance, vous ne pouvez pas y échapper. Ah la compta… Ce mot qui ne faisait pas rêver il y a quelques années. Mais aujourd’hui, c’est terminé ! Désormais, faites place à Freebe, l’outil de gestion pour freelance.

Si vous êtes freelance ou que vous songez à l’être, vous savez que la comptabilité et la gestion financière fait partie du quotidien. Surtout quand on est micro-entrepreneur, on a rarement les moyens de se payer un comptable. Avant de me lancer en freelance, je voulais trouver un outil de gestion efficace pour éditer mes devis, mes factures, suivre mes paiements, etc. Et après plusieurs recherches, je suis tombée sur Freebe.

Pour information, l’outil est gratuit au départ (30 jours offerts). C’est aussi ça qui m’a plu, de pouvoir le tester avant de me décider. J’ai pu le tester pendant 3 mois grâce à un code promo et finalement j’ai pris l’abonnement annuel car j’ai été largement convaincue par l’outil.

Aujourd’hui je vous propose de détailler un peu plus les possibilités qu’il y a sur Freebe et vous partager tout simplement mon expérience utilisateur. Et si vous voulez le tester à votre tour, vous pouvez utiliser mon lien de parrainage (vous avez deux mois offerts) !

Le tableau de bord, ou tes finances en coup d’œil

Le tableau de bord, c’est la base dans tous les logiciels SaaS, et encore plus pour un outil de gestion.

Illustration du tableau de bord Freebe.
Illustration du tableau de bord Freebe.

Lorsque vous êtes sur votre tableau de bord, vous allez voir les chiffres qui vous intéressent le plus pour votre entreprise. Il y a les encaissement sur l’année, et tout le reste est calculé sur le trimestre en cours : les encaissements, le montant de vos cotisations et vos bénéfices. Cette première ligne est déjà très importante car elle donne une idée de la somme que l’on doit à l’URSSAF et donc du salaire que vous pourriez toucher.

Le paiement des charges et de l’impôt à l’URSSAF c’est quelque chose qu’on ne doit pas oublier et qu’il faut toujours anticiper. Avec Freebe, on connaît le montant et surtout on ne peut pas l’oublier puisque la date de votre prochaine déclaration est indiquée.

Vous allez aussi pouvoir suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires sur toute l’année, mois par mois. Vous avez également un indicateur en bas du tableau, pour vous signaler à quel moment vous devez facturer la TVA et aussi, si vous êtes sur le point d’atteindre le plafond maximum de CA.

Des devis et des factures en un clic !

Quand j’ai commencé mon activité, je n’avais jamais réalisé le moindre devis, ni la moindre facture. Grâce à Freebe, j’ai pu faire mes premiers devis sans problèmes et j’ai rapidement compris le process car toute la marche à suivre est indiquée.

Illustration de la page des devis Freebe.
Illustration de la page des devis Freebe.

Gagnez du temps sur la création de vos devis

Et il y a plein d’avantages dans la création du devis avec Freebe. Le premier, c’est la création d’un client. Si vous travaillez avec un nouveau client, vous pouvez retrouver son numéro SIRET dans la base de données de Freebe, ainsi que toutes les informations nécessaires (nom, adresse, etc.). J’ai trouvé cette fonctionnalité tellement pratique… Pas besoin de penser à demander les coordonnées à mon client pour compléter mon devis. Là au moins, avec Freebe, j’ai juste à taper le nom de l’entreprise et il fait le travail tout seul.

Illustration de la création d'un client dans Freebe.
Illustration de la création d’un client dans Freebe.

Par exemple, sur l’image au-dessus, j’ai tapé au hasard le nom d’Airbus, j’ai sélectionné une entreprise. Je vois bien que j’ai toutes les informations nécessaires (SIRET, TVA, APE, adresse). De mon côté, je peux rajouter un nom et un mail de contact puis il ne me reste plus qu’à créer un client. Ainsi, je l’aurais dans ma base de données, et je pourrais le réutiliser si je travaille à nouveau avec ce client.

À noter que vous pouvez également créer un client qui soit un particulier ou une association. Là en revanche, vous devez renseigner vous-même les informations (nom, prénom et adresse).

Pour le reste, vous pouvez facilement éditer vos montants de prestation, choisir un tarif journalier, un forfait, un taux horaire, etc. Vous pouvez ajouter des réductions, demander un acompte. Vous pouvez décrire le contenu du devis, ajouter des conditions de vente si vous le souhaitez, demander une signature, etc.

Autre point intéressant, vous pouvez même envoyer votre devis à votre client depuis Freebe, et même le relancer ! Vous pouvez personnaliser le message du mail, tout est fait automatiquement.

Vos factures en deux clics !

Une fois que le devis est validé par votre client, vous n’avez plus qu’à indiquer sur Freebe l’état “Validé” ou “Refusé” sur votre devis. Une fois validé, vous pouvez convertir le devis en facture ou facture d’acompte.

Dès l’instant où le devis est accepté et qu’il est transformé en facture, Freebe indique des jauges pour connaître l’état du règlement et le délai avant paiement. C’est quand même pratique pour savoir où vous en êtes avec votre client et s’il risque d’être bientôt en retard.

Illustration du suivi des paiements dans Freebe.
Illustration du suivi des paiements dans Freebe.

La trésorerie directement liée à votre compte bancaire

Sur Freebe vous pouvez renseigner votre compte bancaire (même plusieurs) et voir ainsi l’état de votre trésorerie. Vous pouvez voir vos dépenses et vos encaissements sur l’année et sur le trimestre en cours.

La partie trésorerie est très stricte car chaque encaissement doit être lié à une facture. Ça parait logique, car chaque prestation doit être justifiée par une facture.

Tracker ses temps pour le juste prix !

Il y a une fonctionnalité que j’utilise peu sur Freebe mais qui le mérite d’exister, c’est le Timetracking. Vous pouvez lancer un compteur de temps, associé à un type de prestation (dans le catalogue de prestation) et ainsi Freebe calcule en fonction du temps que tu as passé, le coût réel. Ça peut permettre de savoir si vous êtes capable d’estimer le bon temps de travail dans vos devis. Pour ma part, j’utilise Notion pour tracker mes temps, c’est pour ça que je ne l’utilise pas sur Freebe.
Mais ça peut être très utile pour les personnes qui facturent à l’heure par exemple.

Illustration du Timetracking Freebe.
Illustration du Timetracking Freebe.

Le catalogue des prestations

Là aussi, c’est un élément que je n’utilise pas, car je n’en ai pas besoin mais pour certains, il peut être très utile. Notamment pour les personnes qui proposent différents services, au forfait. Ça permet de regrouper toutes vos prestations et de gagner du temps sur vos devis.

Sur ce catalogue, vous pouvez choisir une prestation, son type de facturation (jour, heure, unité, etc.) et son montant.

Le livre des recettes et des achats

Tous les micro-entrepreneurs ont une comptabilité simplifiée, mais ils ont quand même des obligations. La tenue d’un livre des comptes en fait partie. Heureusement, Freebe s’occupe de tout et génère votre propre livre de recettes et des achats.

Si vous avez besoin de votre cahier de recette sur 2020, vous pouvez le télécharger en un clic.

Les statistiques de votre CA

Vous pouvez retrouver toutes vos statistiques de CA par trimestre de chaque année. Ça peut vous permettre d’avoir plus de détails sur vos encaissements, dépenses, TVA ou cotisations de chaque trimestre. Ça vous permet de voir quel mois a été le meilleur, lequel a été le pire, l’évolution de vos chiffres, etc.

La déclaration de CA, le Graal

C’est la fonctionnalité qui ravie beaucoup de freelances. Oui, car tous les freelances doivent déclarer leur CA auprès de l’URSSAF tous les mois ou tous les trois mois. Au-delà de vous indiquer la date de la prochaine déclaration, Freebe vous permet également de déclarer votre CA à votre place. Ainsi, plus besoin de jongler entre le site et l’URSSAF et et ton outil de gestion.

Illustration de la déclaration dans Freebe.
Illustration de la déclaration dans Freebe.

Freebe, l’outil de gestion en freelance : ce qu’il faut retenir

Freebe est-il le meilleur outil de gestion pour freelance ? Je ne serai pas objective si je disais que oui, car j’ai peu d’éléments de comparaison, mais ce que je peux garantir, c’est qu’il fait le job ! Je suis très satisfaite de cet outil de gestion, et en tant que freelance c’est un vrai soulagement. C’est un plaisir de suivre mes finances, de créer mes devis, mes factures, etc. Freebe couvre mes besoins, l’outil est complet. Je n’ai pas hésité une seconde à prendre l’abonnement annuel (qui n’est pas cher) et je vous invite à tester Freebe pour vous faire votre propre avis !

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