Comment créer un dashboard dans Notion ?

Chacun ses outils et ses méthodes pour s’organiser. Pour ma part, Notion a une place très importante dans l’organisation de mon entreprise.
C’est un outil très complet mais qui demande d’y consacrer du temps pour le configurer et l’adapter à nos besoins. C’est pourquoi, j’ai décidé de consacrer mon premier article sur Notion (oui car il y en aura d’autres), sur le dashboard.

Chacun a sa manière de fonctionner, mais le dashboard reste selon moi la base de tout. Mais avant de vous expliquer comment créer un tableau de bord complet dans Notion, est-ce que vous savez ce qu’est un dashboard ?

C’est quoi un dashboard ?

Dashboard ou tableau de bord, appelez-le comme vous voulez, c’est la même chose ! Le dashboard c’est tout simplement une page de « premier niveau », qui regroupe et résume d’autres sous-pages en une seule. C’est comme si c’était la page d’accueil de votre site, un résumé de l’ensemble de votre site.

Bien entendu, ce tableau de bord est entièrement personnalisable, vous y mettez ce que vous voulez. L’important, c’est qu’il soit utile dans votre organisation, qu’il vous aide à savoir où vous en êtes et ne pas se retrouver dépassé(e).

Par exemple, un tableau de bord pour présenter votre planning de la semaine pour des courtes tâches, un échantillon de votre calendrier de contenu, un résumé de vos finances, etc.

Comment créer un dashboard dans Notion ?

Les bases sont posées, je vais vous présenter mon dashboard à moi. Mais bien entendu, vous pouvez faire ce que vous voulez.

Je vais essayer d’être la plus claire possible dans mes explications et découper ça par étapes.

Étape 1 : créer une page d’un niveau supérieur

Pour ma part, j’ai une configuration un peu spéciale, car j’ai découpé mon « Workspace » en 4 grandes entrées : Mon entreprise, Création de contenu, Les Projets et Mes Clients.

Mon dashboard est la première page dans « Mon entreprise ». J’aurais très bien pu créer une 5ème entrée pour mon dashboard. Mais j’avais commencé mon workspace ainsi.
Quoiqu’il en soit, le mieux est d’avoir un dashboard facilement accessible via le menu dans Notion, et ne pas le créer dans le 5ème niveau d’une page.

Étape 2 : créer un planning de la semaine

• Le format du planning

Avant de détailler, j’utilise ce planning pour des petites tâches. Pour ma part, j’ai créé un planning pour chaque jour de la semaine, y compris le week-end, car je travaille beaucoup le week-end. Je ne souhaitais pas faire une « To-Do » au jour le jour, car j’avais besoin d’étaler ces tâches sur toute la semaine et d’avoir une vision d’ensemble.

J’ai ensuite découpé chaque journée avec le matin et l’après-midi. Sachant qu’avec mon activité salariée, je ne peux mettre que des micro tâches le matin qui ne prennent pas plus de 5 minutes. Le reste je le garde pour l’après-midi/soirée.

• Le remplissage du planning

Mais le plus important pour que ce tableau soit le plus optimisé, c’est l’utilisation des boutons « template » (c’est comme ça que ça s’appelle dans Notion). Je les ai découverts en lisant un article de I Don’t Think I Feel.
Ça me permet d‘aller plus vite dans le remplissage de ce planning. Quand je clique dessus ça me créé automatiquement une nouvelle ligne que je fais ensuite glisser dans mon planning.
Ce qui est pratique c’est que je peux configurer des formats et avoir des champs déjà pré-remplis.

Pour créer ses boutons « template » c’est très simple. Tapez « / » pour ajouter une nouvelle fonctionnalité et commencez à taper « Template ». Vous verrez une proposition nommée « Template button », sélectionnez-là.

Viens ensuite la configuration de ce bouton. Par défaut, il y aura « Add a new to-do », vous pouvez le remplacer par le nom que vous voulez. Par exemple « Réunion/RDV ». Ensuite, vous pouvez choisir de préremplir la case à cocher. Dans le cas d’une réunion, je vais mettre par défaut « 00h00 – Nom ». Avec l’heure en gras. Fermez la fenêtre et votre bouton « template » est prêt. Si vous souhaitez l’éditer à nouveau, vous verrez un rouage à droite du nom de votre bouton.

Pour que le bouton fonctionne, veillez à cliquer sur le nom de votre bouton et pas en-dessous, sinon ça ne marchera pas.

Étape 3 : ajouter les databases que vous souhaitez voir dans votre dashboard

Si vous connaissez un peu le système de Notion, il fonctionne avec des « Databases ». Pour ma part, mon dashboard est un mélange d’échantillons de mes databases et d’éléments créés directement dans mon tableau de bord.

• Ajouter une database

Dans mon dashboard, les éléments : Liste de tâches [Projets], Contenus LinkedIn, Contenus Instagram et Contenus Blog sont tous des databases. Ici, je présente une vue de ces databases.

Pour ajouter une vue d’une database c’est très simple. On tape « / » et une pop up va s’ouvrir. Scrollez dans la partie « Database » et cliquez sur « Create linked database ». Sélectionnez la database que vous voulez voir. Ensuite, si la vue ne vous convient pas, vous pouvez la changer en cliquant sur le « + Add a view ». Pour ma part, j’utilise tout le temps des tableaux dont j’édite les propriétés à afficher.

• Créer un élément directement dans la page

Par exemple, pour ma « Timeline des Projets », je n’ai pas créé de database car j’avais besoin de cette vue uniquement dans mon dashboard. J’ai des roadmaps bien plus détaillées dans la section « Les Projets ».
C’est comme un diagramme de Gantt et ça me permet de voir en un coup d’œil ma charge de travail.

Pour créer cette timeline, c’est très simple. Tapez « / », la pop up va s’ouvrir. Scrollez dans la partie « Database » et cliquez sur « Timeline – Inline ».

Par défaut vous avez trois cartes, à vous de les renommer. Pour ma part, je renomme par nom de projet, j’ajoute une date et un état et je link à ma database « Liste des tâches [Projets] ». Ensuite je filtre sur le projet en question et je n’affiche que l’état des tâches. Je n’ai pas besoin de plus.

Comment créer un dashboard dans Notion ? : ce qu’il faut retenir

Je vous ai présenté mon tableau de bord, bien entendu, vous pouvez le personnaliser comme vous voulez. Vous pouvez faire une présentation plus sympa que la mienne ou plus pratique.

Pour le moment, j’ai fais assez simple, mais ça correspond à mes besoins. J’utilise tous les jours ce dashboard et il me convient. Si j’ai besoin d’aller plus en profondeur, j’ai mes databases ou d’autres pages plus complètes.