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Outils freelance : les indispensables pour gérer votre business

Que ça soit pour communiquer, suivre un projet, planifier des contenus ou gérer sa comptabilité, il existe de nombreux outils pour faciliter votre vie de freelance et être bien organisé dans votre business. Aujourd'hui, je vous partage une liste d'outils qui devrait permettre à n'importe quel freelance d'être le plus efficace possible.

Outils freelance : les indispensables pour gérer votre business
Rédigé par Alison Danis
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Être freelance, c’est aussi être rigoureux et organisé. Je vous ai déjà partagé mes conseils pour être organisé dans son travail en freelance. Aujourd’hui, je souhaite m’attarder sur les outils qui aideront n’importe quel freelance à gérer son business.
Certains outils sont mêmes utilisés par les entreprises elles-mêmes, ce qui peut être un véritable avantage lorsqu’un freelance doit collaborer avec un client.

Des outils pour faciliter la communication

Quand on démarre un projet avec un client, la base de toute chose c’est la communication. Si vous êtes freelance, vous travaillez sans doute de chez vous ou depuis un espace de co-working, mais rarement chez votre client. Il faut donc arriver à communiquer efficacement à distance.

Google Meet

Ai-je vraiment besoin de le présenter ? Google Meet est un outil de visioconférence. Il en existe d’autres, comme Zoom ou Microsoft Teams. La plupart des entreprises l’utilisent et personnellement je m’en sers tout le temps, notamment lorsque je rencontre un client pour la première fois. J’utilise toute la suite Google, donc je n’avais aucune raison d’aller chercher un autre outil.
Et c’est pratique car il n’y a rien à installer, peu importe votre navigateur, vous n’avez besoin que d’une adresse mail. L’outil est même compatible avec d’autres systèmes de réunion (comme Zoom ou Teams).

Slack

Là aussi, Slack est un outil indispensable selon moi. Je m’en sers quotidiennement, dans mon travail en tant que salariée et pour mes projets en freelance. Je suis même inscrite sur le groupe UX Flupa (et ça m’a permit de trouver des clients).
Avec Slack on peut échanger rapidement, notamment quand le sujet ne nécessite par de faire une visio ni d’envoyer un mail. C’est bien aussi pour s’échanger des fichiers. Slack pour moi, c’est l’outil qui me sert pour mes conversations “informelles”. Si j’ai envie d’envoyer des documents officiels ou d’avoir une trace de ce qui a été dit, là j’envoie un mail.

Discord

Je n’utilise pas Discord dans mon travail en freelance, mais pour celui en tant que salariée. Et je dois reconnaître qu’il a ses avantages. On peut avoir des discussions plus fluides et aussi moins formelles qu’en visio. Je le vois comme un excellent outil pour travailler à distance avec une team. Surtout avec la période de crise sanitaire, je sais que pour mon emploi en CDI, ça a permit à toutes les équipes de garder quasiment le même niveau de communication qu’avant.
Avec Discord, il y a un système de “channels” (comme sur Slack), où vous pouvez créer des espaces de travail. Vous pouvez créer un salon général et des salles de réunions si vous le souhaitez. Vous pouvez streamer votre écran si besoin et vous pouvez même utiliser des bots pour personnaliser un peu votre Discord (des bots de jeux, ou de musique par exemple).

En tant que freelance, je ne m’en sers pas dans mon travail. Mais peut-être qu’un jour, l’un de mes clients fonctionnera de cette manière.
En revanche, j’aimerais bien trouver un Discord où des indépendant(e)s se retrouvent. Pour parler business, conseils ou pour décompresser. Donc si vous connaissez un Discord dans ce genre, n’hésitez pas à me le partager, sinon pourquoi pas en créer un ?

Gérez vos projets d’une main de maître

Après la communication, parlons aussi du cœur du métier de freelance : c’est la gestion de projet. Il en existe plein, mais je vais parler de ceux que je connais bien.

Notion

Je pourrais ne parler que de Notion, car je n’utilise que lui désormais. Depuis que Notion est là, je pense que Trello peut aller se rhabiller. Je ne sais pas depuis combien de temps existe Notion, ça doit faire un an que je l’utilise. Mais ça fait six mois, que j’ai organisé ma vie entière dessus. C’est un outil qui a tellement de possibilités. Aujourd’hui, je me demande même s’il existe des choses qui ne soient pas possibles de faire avec Notion.
Je ne verrai pas ma vie de freelance sans cet outil. Je trouve Trello presque obsolète à côté.
Il est parfait pour travailler en solo et aussi en équipe. Je l’utilise avec mes clients quand je peux. En plus, j’ai remarqué que de plus en plus d’entreprises (notamment celles qui font partie de ma cible) l’utilisaient.

Avec Notion, voici tout ce que je peux gérer :

  1. Mes projets (tâches, features, sprint, CR, notes, etc.)
  2. Mon carnet de clients
  3. Mes contenus pour le blog ou les réseaux sociaux (tâches, calendrier, notes, etc.)
  4. Mes objectifs pour mon entreprise
  5. Ma comptabilité
  6. Mon Design System et mon identité visuelle
  7. Ma vie personnelle : j’ai tout un espace sur la nutrition. Ayant la maladie de Crohn, j’essaie de prendre ma santé en main de manière naturelle donc je m’en sers pour la liste des aliments que je peux ou non manger, je fais mes repas de la semaine, j’ai des objectifs, etc.
  8. Ma vie personnelle : je m’en suis servie surtout à Noël, mais j’aitout un planning sur mes achats et le suivi des colis (je suis une grosse acheteuse en ligne)

Et encore, je sais que je n’ai pas le Notion le plus optimisé. Mais si je ne devais en citer qu’un, ça serait lui !

Trello

Difficile de parler de Trello juste après Notion. J’ai peu utilisé Trello, mais c’est vrai qu’il peut quand même aider à gérer un projet. Il permet d’avoir une vision d’ensemble, on peut y trouver ce qui a déjà été fait, ce qui est en cours, à venir, etc. N’importe quel client peut collaborer dessus et c’est assez simple d’utilisation.

Globalement, Trello fait le job, mais selon moi ça reste assez superficiel. Si on veut aller un peu plus en profondeur… Vous risquez de vous retrouver bloqué.

TargetProcess

Alors celui-là, pas beaucoup de monde doit le connaître. Je ne l’utilise pas dans mon travail en freelance mais dans celui où je suis salariée. Mais il ferait aussi l’affaire pour un freelance.

Toutefois, je pense que c’est un outil qui va plutôt cibler les entreprises, avec beaucoup de salariés. Avec TargetProcess, on reste dans la méthode Agile.
Pour ma part, je l’utilise uniquement pour la gestion de projet. On peut créer plusieurs teams, et ensuite on créé des tâches, parfois associées à des features, et chaque tâche rentre dans un planning ou un sprint.
Même si l’outil n’est pas très sexy, il est assez technique et fonctionnel. Ce que j’aime bien avec cet outil, c’est qu’on peut créer des liens ou des dépendances entre plusieurs tâches (je ne crois pas avoir vu cette idée de dépendance dans Notion).

C’est un outil qui est personnalisable, même si je ne suis pas trop allée en profondeur dessus. En revanche, à l’inverse des autres, celui-ci est payant.

Toggl

On est plus trop dans la gestion de projet, mais Toggl fait partie de ces outils de suivi important pour un freelance. Il permet de tracker votre temps de travail. Tracker mon temps de travail c’est juste primordial pour moi : ça me permet de me cadrer et mettre des limites et surtout d’ajuster mes estimations (et surtout de vérifier que je suis pas trop dans les choux).
Le petit plus, surtout si vous utilisez Notion, c’est que vous pouvez lier les deux (en utilisant Notion depuis votre navigateur, pas depuis l’app malheureusement). Donc ça peut être pratique si vous souhaitez associer un temps à une tâche ou à un projet.

Vous pouvez parfaitement utiliser votre application chronomètre de votre smartphone ou votre ordinateur, ça fait largement le job ! Mais il faudra noter vos temps quelque part.

Les outils de freelance pour votre comptabilité

Il ne faut pas l’oublier, même si ça ne fait pas rêver la plupart des freelances… Mais il faut bien gérer ses finances et surveiller sa comptabilité. Et il faut aussi penser à la création de ses devis, ses factures, etc.

Freebe

Freebe c’est la solution que j’ai choisie pour toute la partie administrative de mon business. Et je dois dire que j’en suis très contente. Quand je me suis lancée, je voulais un outil qui regroupe tout : suivre mes finances et gérer mes devis et factures. Ça tombe bien, Freebe s’en occupe.
L’outil est moderne, agréable à utiliser. Je peux ajouter des clients, créer des devis liés à ces clients, gérer mes demandes d’acomptes, indiquer s’il a été payé ou non, gérer mes factures. Tout est à peu près possible avec Freebe.
En tout cas, je sais où j’en suis niveau argent. Ce qui me plait, c’est que le dashboard de Freebe t’indique combien tu as gagné ce mois, combien tu as réellement gagné en déduisant les charges. Tu peux même savoir quel est le seuil pour la TVA ou le plafond de CA et où tu te situes par rapport à eux.

Et le petit plus, que tous les freelance adorent… Pouvoir faire sa déclaration à l’URSSAF directement depuis Freebe. Que vous faut-il de plus ?

Bankin’

Pour mieux gérer mon argent et surtout contrôler mes dépenses, j’utilise l’application Bankin’. Je l’utilise déjà pour mon compte personnel et je trouve que c’est une excellente application pour savoir combien tu dépenses chaque mois ou même chaque année et surtout dans quoi. Pour pouvoir combiner mais surtout dissocier mon argent personnel et celui de mon entreprise, j’utilise la version Premium de Bankin’ (30 jours offerts puis 29,99€/an, soit 2€ et quelques par mois).

Ce qui est important selon moi, c’est d’être capable de savoir combien tu dépenses réellement avec ton auto-entreprise, car tu peux avoir beaucoup de petites dépenses par-ci par-là, avec des versions Premium sur des outils que tu utilisais gratuitement jusque-là. Et c’est important de connaître ces dépenses car c’est aussi ça qui te permet de définir ton tarif.

Des outils pour développer vos réseaux sociaux

Les outils pour les réseaux sociaux ne sont pas indispensables pour un freelance, tout dépend bien sûr de votre activité. Je ne suis pas une experte en stratégie sur les réseaux sociaux, mais j’apprends et j’essaie d’utiliser ces réseaux comme levier d’acquisition.

Linktree

Si je devais en nommer un, ça serait bien Linktree. Surtout quand on utilise Instagram. Il est utile pour mettre en avant plusieurs liens de redirection, là où on est limité qu’à un seul dans sa bio Instagram.

Pour ma part, j’ai pris la version payante afin de pouvoir le personnaliser un peu et avoir des statistiques sur les taux de clics. Mais la formule gratuite peut largement suffire au début.

Toutefois, récemment une personne m’a fait part, via Instagram, du plug-in qu’elle a développé sur WordPress, Linky. Ça permet d’avoir directement les liens sur son site, il est vrai qu’on voit de plus en plus souvent des freelances utiliser nomdusite/liens dans leur bio, avec le même système. Je ne l’ai pas encore testé, mais je vais regarder ça attentivement et je ferai mon choix !

Later

Later c’est un outil de programmation de post et de stories sur Instagram. Ça permet de gagner du temps sur la publication de contenus si vous êtes sur les réseaux sociaux. Je n’utilise que la version gratuite, donc je ne peux programmer que des posts pour le moment (les stories sont dans la version Premium). Je verrai peut-être plus tard pour la version payante car c’est vrai que la version free offre peu de fonctionnalités, on est assez limité.

Après j’ai quand même un point négatif sur Later, c’est que c’est une programmation mais pas une automatisation. Je reçois juste une notification à l’heure prévue, et je dois faire le post moi-même (rassurez-vous, tout est simplifié, l’image et le contenu sont déjà enregistrés). Mais des fois, je ne suis pas toujours disponible à l’heure à laquelle j’ai planifié mon post, donc c’est parfois un peu embêtant.

Outils freelance : ce qu’il faut retenir

Le freelancing c’est une aventure, c’est de l’organisation et de l’optimisation. Personnellement, j’ai toujours adoré pouvoir optimiser des tâches, organiser mon travail, suivre et analyser des données.

Aujourd’hui, surtout en 2021, si vous êtes freelance vous êtes obligé d’utiliser des outils. Ça me parait impossible d’être capable de communiquer à distance sans le moindre outil, de gérer ses projets, sa compta ou ses contenus avec un simple carnet ou un Google Doc.

Mais ce qui est bien, c’est que je pense que n’importe quel freelance peut prendre plaisir à utiliser ces outils. Vous allez en découvrir d’autres, vous allez être à l’affut des nouveautés. Et surtout, vous choisirez les outils qui vous correspondent et qui seront aussi les plus adaptés à votre activité.

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