Organisation du travail en freelance : mes conseils pour réussir

Des délais de livraison non respectés, une mauvaise gestion de son planning ou encore ne plus savoir ce qu’on a à faire en priorité peut vous coûter beaucoup. Sans organisation dans votre travail de freelance, vous pourriez passer à côté de clients potentiels ou même carrément en perdre.

Dans ma situation, étant donné que j’ai la double casquette de salariée et indépendante, je me devais d’être particulièrement organisée et d’être sûre de moi lorsque je m’engage dans des plannings ou même des réunions. Si je n’ai pas cette rigueur au niveau de mon emploi du temps, je pense que je serai complètement débordée.

Bien sûr, je sais que j’ai encore de nombreux points à optimiser, mais ça tombe bien, j’adore optimiser mon temps de travail, mon quotidien et il existe plein d’outils pour ça. Voici donc mes quelques conseils dans l’organisation de votre travail en freelance.

Avoir un espace de travail dédié et bien aménagé

Il faut commencer par les bases : votre espace de travail. Si vous travaillez sur la table de la cuisine, dans votre lit ou sur la table basse de votre salon, ça pose un problème. Avoir un bureau quand on est indépendant, et encore plus à temps plein, c’est primordial. Ça permet de rentrer dans une routine de travail, et aussi d’arriver à séparer la vie personnelle et professionnelle. Quand je suis dans mon bureau, qui a en plus la chance d’être une pièce fermée dédiée, je suis dans ma bulle, je suis là pour travailler (ou pour jouer à des jeux vidéos quand je suis OFF).

Si vous avez la possibilité d’avoir un bureau, il doit être rangé et agréable. Évitez le superflu, vous ne devez pas être déconcentré(e) par trop d’éléments. La distraction c’est le fléau de tout travailleur !
Sur votre bureau vous ne devez trouver que votre ordinateur, un café ou de l’eau et éventuellement un carnet et un stylo. Si vous avez un support pour votre téléphone, c’est encore mieux, évitez de l’avoir à portée de main. Pour ma part, sur mon bureau il n’y a que mes écrans, mon clavier et ma souris. Je pose mon casque sur un support dédié quand il n’est pas sur ma tête. Et je range mes stylos et mes carnets sur un support mural.

Lorsque la crise du Covid-19 et le premier confinement ont démarré en mars 2020, mon employeur m’a placée en télétravail à 100%. Je n’avais pas encore démarré mon auto-entreprise à ce moment-là, mais j’ai rapidement commencé à aménager ma pièce « débarras » en bureau. Quand j’ai compris que la crise allait durer longtemps et le télétravail aussi, j’ai décidé de tout aménager pour me sentir bien.

Je venais d’avoir mon nouvel ordinateur et deux écrans, j’ai commencé par investir dans un fauteuil de bureau et dans du matériel. Mais malgré tout, je ne me sentais pas encore assez bien dans cet espace de travail. J’ai donc décidé de repeindre en blanc tous les meubles de cette pièce, j’ai repeins mon bureau qui était une simple planche noir sur deux tréteaux. Je voulais une déco à l’image de ce que j’essayais déjà de faire dans le reste de mon appartement : blanc et bois.
J’ai acheté des petites boîtes de rangement pour ranger tout mes câbles, disques dur, enfin tout ce qui touche à l’informatique ou l’électronique. Et je me sens dix fois mieux dans cet environnement à mon goût, rangé et optimisé.

Le calme est également très important, d’où l’intérêt pour moi d’avoir une pièce fermée. À part mes deux chattes, je suis seule chez moi donc je ne suis pas gênée par d’autres personnes. Mais travailler à la maison en même temps que son partenaire ou avoir des enfants peut rapidement être gênant.

Si c’est le bazar chez vous, vous aurez beaucoup de mal à réussir à trouver une organisation de travail en freelance.

Utiliser des outils pour l’organisation de votre travail de freelance

Il existe de nombreux outils pour vous aider à organiser votre travail et vos projets. Attention tout de même, le but n’est pas de multiplier les outils sinon là aussi vous allez vous y perdre.

Pour ma part, j’utilise Notion parce que c’est un véritable couteau-suisse. Il me permet de gérer toute ma vie entière, professionnelle mais aussi personnelle. J’ai créé différents espaces : dashboard, projets, réseaux sociaux, clients, comptabilité, etc. Je peux gérer plusieurs projets en même temps et savoir tout le temps où j’en suis. Mon dashboard reprend des parties de tout ces espaces pour que je puisse voir en un coup d’œil ce que j’ai à faire. Je fonctionne surtout avec un système de création de « tâches ». J’y applique un état, un progression, une deadline, etc. Mais grâce à cet outil, tout est sous contrôle, tout est suivi. Et je ne me perds pas. Je l’utilise aussi pour partager une roadmap avec mon client. Ça lui permet aussi de voir où j’en suis dans mon travail, de se coordonner et de voir ce qui a été validé ou non.

Je ferai un article très détaillé sur Notion plus tard parce qu’il y a beaucoup à dire. Sinon, il existe d’autres outils, comme Trello, TargetProcess (que j’utilise pour mon boulot à temps plein).

Pour ce qui est de mon agenda, j’utilise Google Calendar, je planifie tous mes rendez-vous. Ce que j’apprécie, c’est surtout d’avoir une vision globale sur toutes mes réunions. Celles de mon boulot, de mon auto-entreprise et des rendez-vous de ma vie personnelle.

Vous pouvez également utiliser des outils pour timer votre temps de travail. Pour ma part, j’ai commencé à utiliser Toggl, mais il en existe d’autres. Vous pouvez même utiliser l’application chronomètre de votre téléphone.
Je m’en sers essentiellement sur les tâches des projets de mes clients. Tout d’abord, parce que dans ma façon de faire mon devis, j’estime un temps de travail découpé sur plusieurs tâches. Le but est que je ne déborde pas sur une tâche et que mon client ne me demande pas des retours incessants. Et ça me permet également de savoir si je suis cohérente avec mes estimations. J’utilise là aussi Notion où je rentre mes temps sur chaque tâche et chaque projet au global. Ainsi, je peux réajuster mon temps et proposer des devis plus justes à mes clients.

Pour votre comptabilité, qui est aussi très importante dans l’organisation de votre travail en freelance, j’utilise Freebe et Notion en complément. Freebe est vraiment un excellent outil de gestion d’activité. Je gère tout mes devis et mes factures dessus, je sais très vite quelle facture a été payée ou non. Je peux voir rapidement mes finances et surtout, je sais quand je dois faire ma déclaration à l’URSSAF. Même si l’URSSAF vous envoie toujours un petit mail, c’est agréable de pouvoir suivre tout cette partie et faire sa déclaration depuis un seul et même outil.

Mes derniers conseils pour augmenter votre productivité

Ne faites qu’une seule tâche à la fois, sauf dans certains cas où vous pouvez regrouper des activités similaires. Ça vous permettra d’être plus efficace et plus concentré(e). Personnellement, je n’aime pas commencer quelque chose et le reprendre deux jours après.

En revanche, les pauses ne sont pas optionnelles. Alors évidemment, pour ma situation qui cumule freelancing et activité salarié, ce n’est pas toujours simple. Mais prendre du temps pour soi, faire une pause, se vider la tête, c’est pour mieux repartir après !
Pour ma part, j’ai peu de possibilités d’organisation pour cumuler ces deux activités. Donc je travaille plutôt en fin de journée, le soir et le week-end sur mes projets de freelance. Mais parfois je m’organise différemment car je peux me le permettre. Je prends un peu de temps dans la journée pour une tâche et je rattrape mes heures de travail en commençant plus tôt ou en finissant plus tard. Mais j’aimerais vraiment pouvoir n’avoir qu’une seule activité, celle d’indépendante à plein temps.

Et pour terminer, si vous pouvez déléguer du travail à d’autres, faites-le ! Bien sûr, il faut aussi avoir les moyens de rémunérer du travail qu’on délègue à un professionnel. Mais ça sera du temps de gagné pour vos clients et pour d’autres projets.

Organisation du travail en freelance : ce qu’il faut retenir

Quand on parle d’organisation, c’est une idée générale mais c’est un travail très personnel. Tout le monde ne pense pas de la même manière, ni la même logique. Évidemment, mes conseils ne conviendront pas à tout le monde. C’est à vous de vous adapter et de choisir ce qui vous correspond.

Les grandes idées :

• Aménagez-vous un espace de travail dédié et mettez-y de l’ordre
• Utilisez des outils de gestion, sans en avoir trop
• Trouver votre rythme et votre méthode de travail

Si vous avez d’autres conseils ou astuces pour mieux s’organiser et optimiser son temps de travail, n’hésitez pas à me les partager. Ou si vous souhaitez simplement me raconter comment ces conseils vous ont aidé à vous organiser, envoyez-moi un message, j’y répondrai avec plaisir.